Veel CFO's presenteren meerjarenbegrotingen als het gouden ei van financiële planning. De realiteit is genuanceerder.
Het probleem zit in de veronderstelling dat je twee tot drie jaar vooruit kunt kijken met voldoende nauwkeurigheid. Dat kan misschien in sectoren met stabiele cashflows en weinig innovatiedruk, maar niet in de meeste moderne bedrijven.
Waarom teams vastlopen in rigide plannen
Een productiebedrijf waar ik mee werkte had een driejarenbegroting met vooraf vastgelegde investeringen per kwartaal. Toen grondstofprijzen met 18 procent stegen, kon het team niet reageren omdat het budget voor twee jaar geblokkeerd was in andere projecten.
Het duurde acht maanden om goedkeuring te krijgen voor wijzigingen. In die tijd verloren ze twee grote klanten aan concurrenten met flexibeler structuren.
Rolling forecasts bieden een uitweg
Sommige bedrijven werken met doorlopende ramingen van twaalf tot achttien maanden. Die worden elk kwartaal bijgewerkt op basis van actuele data en marktomstandigheden.
Dit vereist meer werkuren van het financiële team, maar zorgt voor snellere aanpassingen. Een softwarebedrijf dat ik adviseerde verhoogde de forecast-frequentie naar maandelijks. Hun reactietijd op marktverschuivingen halveerde.
Meerjarenbudgetten werken wanneer stabiliteit belangrijker is dan aanpassingsvermogen, niet andersom.